Privacybeleid Scouting Don Bosco Leunen

Scouting Don Bosco Leunen verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy beleid staat beschreven hoe Scouting Don Bosco Leunen persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart waar dit aanvullend of afwijkend gebeurd op de wijze van registreren, verwerken en bewaren door Scouting Nederland, zoals beschreven in het privacybeleid Scouting Nederland.

Scouting Nederland
Voor de belangrijkste verwerkingen in de landelijke systemen verwijzen wij naar het privacybeleid van Scouting Nederland welke te vinden is op de website van Scouting Nederland te bereiken via www.scouting.nl/privacy.

Scouting Don Bosco Leunen
Scouting Don Bosco Leunen bestaat uit een vereniging en een stichting. Bij de Kamer van Koophandel staan deze geregistreerd als:
– Scouting Don Bosco Leunen;
– Stichting Scouting Don Bosco Leunen en
– Stichting Scouting Don Bosco Leunen (jeugd).
De beschrijving in dit document heeft betrekking op zowel de stichting als de vereniging.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een aanmeldformulier in hardcopy of via de website. Naast NAW-gegevens (Naam-Adres-Woonplaats) worden ook geboortedatum, geslacht, gegevens van de zorgverzekering, huisarts, allergieën, zwemdiploma’s , emailadres en telefoonnummer geregistreerd. Secretaris (de gegevensbeheerder) registreert de gegevens in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. NAW-gegevens incl. telefoonnummer en emailadres worden tevens verwerkt in een contactlijst (Excel-bestand). Voor de jeugd tot en met groep 6 worden enkel de gegevens verwerkt in een contactlijst (Excel-bestand). De ingeleverde formulieren worden gedurende het scoutingjaar zorgvuldig bewaard in een afgesloten kast en zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van de betreffende speltak als genoemd op het formulier en de gegevensbeheerder. Na afloop van een scoutingjaar worden de aanmeldformulieren vernietigd. Gegevens die worden gebruikt door de gegevensbeheerder worden bewaard op een privé-computer.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Don Bosco Leunen hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit in hardcopy en/of digitaal moet worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. Digitale gezondheidsformulieren worden via mail gestuurd naar de desbetreffende groep, de gegevens worden niet op de website opgeslagen. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. De formulieren worden na afloop van een scoutingjaar waarin de activiteit heeft plaatsgevonden vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Don Bosco Leunen mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan de leiding van de betreffende speltak. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens, telefoonnummers en emailadressen van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte in het staflokaal bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een scoutingjaar vernietigd.

Financiële administratie
Om de financiële administratie te voeren wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de contactlijsten. De ouders van de leden ontvangen een nota voor het innen van de contributie per mail. De penningmeester van Don Bosco heeft inzicht in de financiële gegevens. Gegevens die worden gebruikt door de penningmeester worden bewaard op een privé-computer.

Verklaring Omtrent Gedrag
Voor vrijwilligers wordt, conform het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, een verklaring omtrent gedrag aangevraagd. De registratie van de verklaringen gebeurt in Scouts Online en vallen onder het privacy regime zoals vastgesteld door Scouting Nederland. De originelen (fysieke) verklaringen worden in een afgesloten kast bewaard gedurende het lidmaatschap van de vrijwilliger. Na beëindigen van het lidmaatschap óf nadat er een nieuwe versie van de VOG is aangeleverd wordt de oude VOG onherstelbaar vernietigd.

Online media
Scouting Don Bosco Leunen is ook online actief. Er is een eigen website en diverse accounts op social media. Bij het publiceren van artikelen wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan en de wensen van onze leden gerespecteerd.

De website www.donboscoleunen.nl is het informatieportaal van onze vereniging. Alle informatie is publiek toegankelijk en wordt beheerd door onze webmasters. Op de website is een formulier aanwezig welke gebruikt kan worden voor het aanmelden van (potentiële) leden. De gegevens verzameld door dit formulier worden via mail gestuurd naar de desbetreffende groep, de gegevens worden niet op de website opgeslagen.

Beeldmateriaal
Scouting Don Bosco Leunen maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Don Bosco Leunen en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Don Bosco Leunen is terug te vinden via www.donboscoleunen.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Don Bosco Leunen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Bevers

tnlogobevers

Welpen

tnlogowelpen

Scouts

scouts

Scouts Plus

scoutsplus